4 SIKLUS DALAM PERUSAHAAN

                        SIKLUS PENDAPATAN DAN PENERIMAAN KAS

1.      Aktivitas utama perusahaan yang berkaitan dengan siklus pendapatan dan penerimaan kas

1.      Entri pesanan penjualan

Proses entri pesanan penjualan mencakup tiga hal:

o    Menerima pesanan dari pelanggan

o    Memeriksa dan menyetujui kredit pelanggan

o    Memeriksa ketersediaan persediaan.

2.      Pengiriman

Proses ini terdiri dari 2 tahap :

o    Mengambil dan mengepak pesanan.

o    Mengirim pesanan.

3.      Penagihan piutang usaha

Proses penagihan piutang usaha mencakup tiga hal:

o    Penagihan karena adanya transaksi penjualan secara kredit di masa lampau.

o    Pemeliharaan data piutang usaha.

Proses penjualan

1.      Penjualan barang dagangan dilayani oleh pegawai bagian penjualan dilakukan secara kredit, pegawai bagian penjualan membuat faktur penjualan empat rangkap. Informasi yang dicantumkan dalam faktur penjualan meliputi hal-hal sebagai berikut :

o    Nama dan alamat pembeli;                             

o    Tanggal dan nomor faktur;

o    Termin pembayaran;

o    Keterangan tentang nama atau jenis barang yang dijual

o    Harga persatuan barang;

o    Harga total (disebut juga harga faktur)

2.      Faktur penjualan asli (lembar ke satu) dikirimkan kepada pembeli, faktur lembar kedua diserahkan kepada bagian akuntansi, sedangkan faktur ketiga dan ke empat disimpan di bagian penjualan.

3.      Berdasarkan faktur penjualan yang diterima dari bagian penjualan, pegawai bagian akuntansi mencatat transaksi penjualan kredit ke dalam jurnal penjualan dan pegawai bagian penjualan mengarsipkan satu faktur penjualan tersebut dan satunya digunakan untuk proses penagihan selanjutnya.

4.      Penjualan tersebut dicatat juga ke dalam kolom debet buku pembantu piutang dagang yang bersangkutan.

5.      Faktur penjualan yang telah dicatat diarsipkan ke dalam arsip faktur penjualan untuk keperluan penagihan selanjutnya.

Proses penerimaan kas

Penerimaan kas berasal dari dua hal yaitu :

1.      Penerimaan dari penjualan tunai;

2.      Penerimaan dari piutang dagang.

Penerimaan dari penjualan tunai

Penjualan secara tunai juga dilayani oleh pegawai bagian penjualan. Kegiatan yang berkaitan dengan penjualan tunai adalah:

o    Pegawai bagian administrasi dan umum menerima uang sebesar harga barang yang dijual dari pembeli sebagai gantinya pegawai administrasi dan umum membuat bukti kas masuk sebanyak 3 lembar. Lembar pertama diberikan kepada pembeli, lembar kedua diserahkan kepada bagian akuntansi untuk selanjutnya dicatat ke dalam jurnal penerimaan kas, dan lembar terakhir disimpan pegawai bagian administrasi dan umum untuk bukti transaksi. Dalam hal ini yang bertugas adalah kasir.

Penerimaan dari piutang dagang

Pelunasan piutang biasanya diterima dalam bentuk cek atau dalam bentuk tunai. Kegiatan yang berkaitan dengan penerimaan dari putang adalah sebagai berikut:

o    Cek atau uang tunai dari debitur diterima oleh pegawai bagian administrasi dan umum setiap kali terjadi penerimaan kas sebagai pelunasan dari debitur.

o    Setiap penerimaan kas dicatat ke dalam bukti kas masuk.

o    Berdasarkan bukti kas masuk, bagian akuntansi mencatat penerimaan kas dari piutang dalam jurnal penerimaan kas.

o    Penjualan tersebut dicatat juga ke dalam kolom kredit buku pembantu piutang dagang yang bersangkutan.

o    Selanjutnya faktur penjualan yang sudah dilunasi, cek serta bukti kas masuk ini disimpan dalam arsip kantor.

2.      Jenis informasi yang dibutuhkan oleh manajemen yang berkaitan dengan aktivitas utama perusahaan pada siklus pendapatan

1. Entri pesanan penjualan

Informasi yang dibutuhkan adalah:

a.       Berapa harga barang yang akan dijual?

b.      Berapa jumlah barang yang akan dipesan?

c.       Bagaimana kualitas barang yang diinginkan oleh pelanggan?

d.      Bagaimana syarat penjualan yang akan ditetapkan?

e.       Jenis barang apa yang diinginkan oleh pelanggan?

f.       Sebelum menyetujui kredit pelanggan, terlebih dahulu menyepakati berapa jangka waktu pelunasan kredit dan memeriksa apakah masih memiliki saldo piutang yang lain?

2. Pengiriman

a.       Apakah barang yang akan dikirim telah sesuai dengan pesanan pelanggan?

b.      Kapan, kemana dan kepada siapa barang yang dipesan akan dikirim?

3. Penagihan piutang usaha

a.       Berapa jumlah piutang yang akan ditagih?

b.      Kepada siapa piutang akan ditagih?

c.       Apakah piutang yang akan ditagih memiliki potongan atau tidak?

Kelemahan dan tindakan pengendalian yang berkaitan dengan aktivitas utama perusahaan pada siklus pendapatan

Aktivitas	Kelemahan	Pengendalian intern yang diaplikasikan
Entri pesanan penjualan	o   Pencatatan pesanan pelanggan yang tidak lengkap, informasi yang dibutuhkan kurang, data-data pelanggan yang kurang lengkap dan terjadi kesalahan pencatatan pesanan serta kurang sahnya bukti pesanan dari pelanggan.	o    Pemeriksaan edit entri data o    Melakukan konfirmasi kembali kepada pelanggan o    Adanya tanda tangan pemesan pada pesanan pembelian yang menandakan pesanan tersebut sah
	o   Memberikan persetujuan penjualan secara kredit pelanggan yang memiliki catatan kredit buruk.	o    Sistem pemberian kredit yang ketat o    Catatan yang akurat atas saldo rekening pelanggan o    Persetujuan kredit oleh manajer kredit.
	o   Jumlah persediaan habis, munculnya biaya penyimpanan ketika menyimpan persediaan.	o    Membuat sistem persediaan yang baik
Pengiriman	o   Kesalahan pengepakan barang dan pengambilan barang.	o    Merekonsiliasi pesanan penjualan dengan kartu pengambilan dan slip pengepakan
	o   Kesalahan pengiriman, pencurian barang dan waktu pengiriman terlalu lama.	o    Pengendalian edit entri data o    Membatasi orang-orang yang keluar masuk gudang o    Perhitungan fisik persediaan secara periodik dan merekonsiliasi dengan jumlah yang dicatat
Penagihan piutang usaha	o   Kesalahan dalam penagihan piutang dan kegagalan untuk menagih piutang pelanggan.	o    Pengendalian edit entri data o    Melakukan sistem penagihan piutang yang tepat dengan penagihan langsung, menggunakan jasa perbankan atau jasa debt collector
	o   Terjadinya kesalahan dalam pencatatan piutang.	o    Merekonsiliasi buku pembantu piutang usaha dengan buku besar, laporan bulanan ke pelanggan
Pengendalian umum	o    Kehilangan data o    Kinerja kurang baik	o    Buat cadangan dam rencana pemulihan dari bencana o    Pembuatan dan peninjauan ulang secara periodik laporan kinerja yang memadai.

SIKLUS PENGELUARAN DAN PENGELUARAN KAS

1.      Aktivitas Utama Perusahaan yang Berkaitan dengan Siklus Pengeluaran dan Pengeluaran Kas.

1.      Pemesanan barang

2.      Penerimaan barang

3.      Pembayaran barang

Proses pembelian

1.      Saat produksi akan dilakukan, kepala bagian produksi membuat daftar permintaan barang sebanyak 2 rangkap. Rangkap pertama diberikan kepada bagian pembelian dan rangkap kedua disimpan sebagai arsip.

2.      Setelah pemesanan tersebut disetujui, kepala bagian pembelian membuat pesanan pembelian yang memuat jumlah, harga, kualitas dan waktu pesanan.

3.      Pembelian barang dagangan dilayani oleh pegawai bagian pembelian, kemudian  membuat faktur pembelian empat rangkap. Informasi yang dicantumkan dalam faktur pembelian meliputi hal-hal sebagai berikut :

o    Nama dan alamat penjual;                              

o    Tanggal dan nomor faktur;

o    Termin pembayaran;

o    Keterangan tentang nama atau jenis barang yang dibeli

o    Harga persatuan barang;

o    Harga total (disebut juga harga faktur)

4.      Faktur pembelian asli (lembar ke satu) diberikan kepada penjual, faktur lembar kedua diserahkan kepada bagian akuntansi, sedangkan faktur ketiga dan keempat disimpan di bagian pembelian.

5.      Berdasarkan faktur pembelian yang diterima dari bagian pembelian, pegawai bagian akuntansi mencatat transaksi pembelian ke dalam jurnal pembelian dan pegawai bagian pembelian mengarsipkan satu faktur pembelian dan satunya digunakan untuk proses pembayaran selanjutnya.

6.      Penjualan tersebut dicatat juga ke dalam kolom kredit buku pembantu utang dagang yang bersangkutan.

7.      Faktur pembelian yang telah dicatat diarsipkan ke dalam arsip faktur pembelian untuk keperluan pembayaran selanjutnya.

Proses pengeluaran kas

Pengeluaran kas dapat terjadi karena tiga hal yaitu :

1. Pengeluaran untuk pembelian tunai;
2. Pengeluaran untuk pembayaran utang dagang:
3. Pengeluaran untuk pembayaran biaya operasional lainnya

Pengeluaran untuk pembelian tunai

Pembelian secara tunai juga dilayani oleh pegawai bagian pembelian. Kegiatan yang berkaitan dengan pembelian tunai adalah:

o    Pegawai bagian administrasi dan umum memberikan uang sebesar harga barang yang dibeli dari pemasok sebagai gantinya pegawai administrasi dan umum membuat bukti kas keluar sebanyak 3 lembar. Lembar pertama diberikan kepada penjual, lembar kedua diserahkan kepada bagian akuntansi untuk selanjutnya dicatat ke dalam jurnal penerimaan kas, dan lembar terakhir disimpan pegawai bagian administrasi dan umum untuk bukti transaksi. Dalam hal ini yang bertugas adalah kasir.

Pengeluaran kas untuk pembayaran utang dagang

Pelunasan utang biasanya dibayar dalam bentuk cek atau dalam bentuk tunai. Kegiatan yang berkaitan dengan pembayaran utang adalah sebagai berikut:

o    Cek atau uang tunai diserahkan oleh pegawai bagian administrasi dan umum.

o    Setiap pngeluaran kas dicatat ke dalam bukti kas keluar.

o    Berdasarkan bukti kas keluar, bagian akuntansi mencatat pengeluaran kas dari utang dalam jurnal pengeluaran kas.

o    Pembelian tersebut dicatat juga ke dalam kolom debet buku pembantu utang dagang yang bersangkutan.

o    Selanjutnya faktur pembelian yang sudah dilunasi, cek serta bukti kas keluar ini disimpan dalam arsip kantor.

Pengeluaran kas untuk pembayaran biaya operasional

Beban operasional adalah  pengorbanan yang terjadi dalam rangka memperoleh pendapatan (manfaat) yang digunakan untuk kegiatan operasional perusahaan, contohnya: beban gaji, beban listrik, air dan telepon dll.

Kegiatan yang berhubungan dengan pembayaran beban operasional adalah :

1.      Pembayaran beban operasional dilakukan melalui bagian administrasi dan umum setelah  perusahaan menerima tagihan dari pihak luar berupa surat. Surat tagihan ini merupakan bukti transaksi yang nantinya akan dicatat ke buku kas keluar sebesar jumlah rupiah dan bukti transaksi (surat tagihan) tersebut. Apabila pimpinan perusahaan telah menyetujui pengeluaran uang tersebut.

2.      Bila telah dicatat ke buku kas keluar selanjutnya dipindahkan / dicatat ke dalam jurnal pengeluaran kas secara harian.

3.      Membukukan (memposting) jurnal pengeluaran kas ke dalam buku besar yang bersangkutan

4.      Bukti transaksi (surat tagihan), serta bukti kas keluar disimpan sebagai arsip kantor.

2.      Jenis Informasi yang Dibutuhkan oleh Manajemen Berkaitan dengan Aktivitas Utama Perusahaan  pada siklus pengeluaran

1. Pemesanan barang

Informasi yang dibutuhkan adalah:

a.       Jenis barang apa yang akan dibeli?

b.      Berapa harga barang yang akan dibeli?

c.       Bagaimana Kualitas barang yang akan dibeli?

d.      Berapa jumlah barang yang akan dibeli?

2. Penerimaan dan menyimpan barang

a.       Jenis barang apa yang akan dibeli?

b.      Berapa jumlah barang yang akan dibeli?

c.       Bagaimana Kualitas barang yang akan dibeli?

3. Pembayar barang

a.       Kepada siapa pembayaran akan dilakukan?

b.      Berapa jumlah yang akan dibayar?

Kelemahan dan tindakan pengendalian dengan aktivitas utama perusahaan pada siklus pengeluaran

Aktivitas	Kelemahan	Pengendalian intern yang diaplikasikan
Pemesanan barang	o    Kemungkinan terjadi kekurangan atau kelebihan dalam memesan barang o    Memesan barang yang tidak dibutuhkan o    Membeli dengan harga yang mahal o    Membeli barang yang berkualitas rendah o    Membeli barang dari pemasok tanpa otorisasi o    Komisi (kickback)	o    Sistem pengendalian; catatan persediaan perpetual; teknologi kode garis; penghitungan persediaan secara periodik. o    Catatan persediaan perpetual yang akurat; persetujuan permintaan pembelian o    Meminta penawaran kompetitf; gunakan pemasok yang disetujui; persetujuan pesanan pembelian; pengendalian anggaran. o    Gunakan vendor yang disetujui; persetujuan pesanan pembelian; awasi kinerja vendor; pengendalian anggaran o    Persetujuan pesanan pembelian; batasi akses ke file utama pemasok. o    mintalah pegawai bagian pembelian untuk mengungkapkan kepentingan finansial dengan pemasok; audit vendor.
Penerimaan barang	o    Menerima barang yang tidak dipesan o    Kesalahan dalam perhitungan jumlah barang o    Kehilangan persediaan	o    Minta bagian penyimpanan untuk mencocokkan barang yang diterima dengan barang yang dipesan o    Gunakan teknologi kode garis, dokumentasikan kinerja pegawai, insentif bagi pegawai yang melakukan perhitungan akurat o    Pengendalian akses fisik, perhitungan periodik persediaan, merekonsiliasi perhitungan fisik dan catatan persediaan
Pembayaran barang	o    Terjadimya kesalahan pencatatan faktur o    Membayar barang yang tidak diterima o    Gagal memanfaatkan diskon pembelian yang tersedia o    Membayar faktur yang sama o    Kesalahan dalam pencatatan utang usaha o    Menyalah gunakan kas atau cek	o    Periksa kembali akurasi faktur, memberikan pemahaman bagi pegawai mengenai faktur o    Hanya membayar faktur yang didukung oleh laporan penerimaan asli, pengendalian anggaran o    Penyimpanan file yang tepat o    Mengotorisasi faktur yang sudah dibayar o    Pengendalian edit berbagai entri data dan pemrosesan o    Pemisahan tugas antara bagian utang usaha dan kasir, batasi akses pada pemberian cek kosong, rekonsiliasi rekening bank oleh orang yang independent dari proses pengeluaran kas.
Pengendalian umum	o    Kehilangan data o    Kinerja kurang baik	o    Buat cadangan dam rencana pemulihan dari bencana, pengandalian akses fisik dan logis. o    Pembuatan dan peninjauan ulang secara periodik laporan kinerja yang memadai.

SIKLUS PRODUKSI

1.      Aktivitas utama perusahaan yang berkaitan dengan siklus produksi

1.      Desain produk

Sebelum produksi dimulai, terlebih dahulu produk merencanakan produk-produk apa saja yang diproduksi baik bahan baku maupun kemasan yang akan digunakan pada barang jadi.

2.      Perencanaan dan penjadwalan

Perencanaan dan penjadwalan dimaksudkan untuk mengendalikan proses produksi agar berjalan sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.

3.      Operasi produksi

a.       Pemotongan dan pembersihan

Proses Pemotongan dan pembersihan  mencakup dua hal:

• Pemisahan kepala udang
• Pembersihan udang

b.      Pembekuan

Proses pembekuan yaitu penyimpanan udang dalam freezer

c.       Pengepakan

Proses pengepakan mencakup dua hal:

·         Membungkus dengan plastik khusus

·         Memasukkan dalam box

4.      Akuntansi biaya

Tiga tujuan utama dalam akuntansi biaya adalah:

a.       memberikan informasi untuk perencanaan, pengendalian, dan evalusai kenerja operasi produksi,

b.      memberikan data biaya yang akurat  mengena produk untuk diguanakan dalam memenetapkan harga serta keputusan bauran produk

3. mengumpulkan dan memproses informasi yang idgunakan untuk menghitung persediaan serta nilai dari harga pokok penjujalan yang muncul dilaporan keunagan perusahaan.

2.      Jenis Informasi yang Dibutuhkan oleh Manajemen Berkaitan dengan Aktivitas Utama Perusahaan  pada siklus produksi

1. Desain produk

1.      Bagaimana kualitas barang yang akan didesain?

2.      Biaya-biaya produksi apa dan berapa biaya yang akan dikeluarkan?

2. Perencanaan dan penjadwalan

1.      Kapan produksi akan dimulai?

2.      Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk malaksanakan produksi?

3.      Berapa jumlah udang yang akan diproduksi?

4.      Kapan produksi akan diselesaikan?

3. Operasi produksi

1.      Berapa jumlah udang yang tersedia untuk diproduksi?

2.      Berapa ukuran udang yang tersedia untuk diproduksi?

3.      Berapa jumlah udang yang jadi dan ditransfer ke gudang?

4. Akuntansi biaya

1.      Apa metode yang digunakan dalam menghitung harga pokok produksi?

2.      Data-data apa yang dibutuhkan dalam proses produksi?

Kelemahan dan tindakan pengendalian yang berkaitan dengan aktivitas utama dalam siklus produksi

Proses/aktivitas	Kelemahan	Pengendalian intern yang diaplikaikan
Desain Produk	o    Desain produk yang kurang baik	o    Perbaiki informasi tentang pengaruh desain produk atas biaya o    Data terinci mengenai biaya perbaikan atas aktiva tetap
Perencanaan dan penjadwalan	o    Kelebihan produksi atau kekurangan produksi o    Investasi yang tidak optimal dalam aktiva tetap	o    Sistem perencanaan produksi yang lebih baik o    Tinjau dan setujui perolehan aktiva tetap, pengendalian anggaran
Operasi produksi	o    Pencurian atau perusakan persediaan dan aktiva tetap o    Pengendalian produksi kurang memadai	o    Batasi akses fisik ke persediaan dan aktiva tetap          o    Dokumentasikan semua perpindahan persediaan sepanjang proses produksi o    Identifikasi semua aktiva tetap o    Dokumentasi yang memadai dan tinjau semua transaksi yang melibatkan aktiva tetap o    Asuransi yang memadai o    pengamanan terhadap persediaan seperti juga dilakukannya  perhitungan fisik priodik dan pengujian terhadap catatan secara independen.
Akuntansi Biaya	o    Kesalahan pencatatan dan memasukkan data mengakibatkan data biaya yang tidak akurat	o    Pengendalian edit entri data, penggunaan pemindai kode garis jika memungkinkan, rekonsiliasi jumlah yang tercatat dengan perhitungan fisik secara periodik
Menghitung aktiva tetap	o    Kesalahan pencatatan	o    Alokasi penyusutan pada sistem komputerisasi dengan rekonsiliasi pada sistam manual
Ancaman umum	o    Hilangnya data o    Kinerja yang kurang baik	o    Buat cadangn dan perencanaan pemulihan dari bencana, batasi akses ke data biaya o    Pelaporan yang lebih baik dan tepat waktu

SIKLUS PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN

1.      Aktivitas utama perusahaan yang berkaitan dengan siklus penggajian

1.      Pengrekrutan dan Pengontrakan Tenaga Kerja.

Meliputi pengrekrutan tenaga kerja melalui proses yang telah ditetapkan dan mengadakan pengontrakan terhadap tenaga kerja yang memenuhi criteria yang telah ditetapkan dalam proses tersebut.

2.      Pemrosesan Penggajian

Meliputi penentuan gaji buruh, pembayaran gaji karyawan dan buruh.

Proses Penentuan gaji

a.       Melakukan perhitungan jam kerja actual dari setiap karyawan dan buruh berdasarkan pengisian pada kartu hadir pada saat akan melakukan dan menyelesaikan pekerjaan.

b.      Melakukan rekapitulasi upah karyawan berdasarkan kartu cekloknya masing-masing.

Proses Pembayaran Gaji

a.       Gaji dibayar melalui kasir dengan menandatangani rekapitulasi daftar gaji.

b.      Setelah penandatangan dilkukan gaji diserahkan beserta slip gaji kepada karyawan atau buruh.

2.      Jenis informasi yang dibutuhkan oleh manajemen yang berkaitan dengan aktivitas utama perusahaan pada siklus penggajian.

1.      Perekrutan dan Pengontrakan.

a.       Berapa jumlah tenaga kerja yang akan direkrut.

b.      Bagaimana cara perekrutan karyawan yang baik.

c.       Apa syarat yang harus dipenuhi oleh karyawan yang akan direkrut.

d.      Apa isi kontrak yang disetujui antara perusahaan dengan pegawai.

2.      Penentuan dan Pembayaran.

a.       Berapa total jam kerja actual buruh dan karyawan.

b.      Berapa total gaji yang akan dibayar.

c.       Kapan pembayaran gaji akan dilakukan.

Kelemahan dan tindakan pengendalian yang berkaitan dengan aktivitas utama dalam siklus penggajian

PROSESS/AKTIVITAS	KELEMAHAN	PENGENDALIAN INTERN YANG DIAPLIKAIKAN
Pengrekrutan dan Pengontrakan Tenaga Kerja.	o    Mempekerjakan pagawai yang tidak berkualitas atau berkelakuan buruk o    Pelanggaran hukum ketenagakerjaan	o    Prosedur mempekerjakan yang baik, termasuk verifikasi keahlian pelamar kerja, referensi dan riwayat pekerjaan. o    Dokumentasi lengkap atas prosedur untuk mempekerjakan, pelatihan perkembangan terkini dalam hal hukum ketenaga kerjaan.
Pemrosesan Penggajian	o    Perubahan file induk penggajian tanpa otorisasi o    Data waktu yang tidak akurat o    Pemrosesan penggajian yang tidak akurat o    Pencurian atau distribusi cek gaji tipuan	o     Pemisahan tugas: data SDM vs penggajian pengendalaian akses, tinjauan atas semua perubahan . o     Otomatisasi pengumpulan data, berbagai pemeriksaan edit, rekonsiliasi data kartu waktu dengan data kartu waktu kerja. o     Pemrosesan penggajian yang lebih baik o     Setoran langsung, distribusi cek gaji dilakukan oleh seseorang yang independen., penggunaan rekening giro terpisah untuk penggajian
Umum	o   Kehilangan atau pengungkapan data tanpa otorisasi o    Kinerja yang kurang baik	o     Prosedur pembuatan cadangan, rencana pemulihan dari bencana, pengendalian akses fisik dan logis. o     Pengembangan dan tinjauan periodik atas metrik kinerja yang tepat, program pelatihan.